Formation intra entreprise à distance

Formateur et apprenant : partage de deux expériences de formation à distance

Le contexte actuel, inédit, a mis en lumière l’importance pour chacun de continuer à travailler et à se former à distance.

Projexion a ainsi remis en question ses modes de fonctionnement, et en particulier son rôle d’organisme de formation. Nous avons mis en place plusieurs formations à distance, et, dans cet article, nous partageons simplement nos retours d’expérience à travers deux points de vue.

Dans cette première interview, Mathieu Salgado, consultant et formateur chez Projexion, nous partage son expérience de la préparation et de l’animation d’une journée de formation à distance.

Dans quelles conditions s’est organisée cette formation ?

 

Nous avons mis en place cette année un partenariat avec une école spécialisée en informatique qui dispose d’un campus à Lille. L’objectif est de dispenser un parcours de formation en plusieurs sessions de quelques journées tout au long de l’année. Chaque formation porte sur une thématique spécifique : gestion de projets, agilité, valorisation des données

Ces formations devaient normalement avoir lieu en présentiel, mais nous avons dû nous adapter dans le contexte sanitaire lié au Coronavirus !

Comment avez-vous basculé du présentiel à la formation à distance ?

Habituellement nos formations se réalisent en présentiel. Compte-tenu de la situation il a fallu se réinventer rapidement.

Premièrement, nous avons identifié les outils permettant de réaliser la formation à distance : partage d’écran, visio-conférence, animation, discussions… C’est la capacité à organiser des salles de classe virtuelles afin de mettre en place des ateliers en petits groupes qui a fait la différence.

Comment ajuster nos supports, notre kit pédagogique ou nos techniques d’animation ? Quelles activités doivent être revues et au travers de quelles solutions ?

Le deuxième point a porté sur l’ingénierie pédagogique et en particulier sur les activités. Par exemple, notre « météo du matin », le recueil des attentes ou la matrice d’Eisenhower utilisent des éléments matériels et visuels comme des supports papiers, des jeux de cartes, des post-its. Nous avons ainsi adopté un tableau blanc virtuel (Miro) pour le partage collaboratif visuel.

Le troisième levier reposait sur une prise de recul vis-à-vis de l’animation de la formation et de la répartition des temps de parole. La fluidité participe beaucoup à la réussite d’une formation !

Nous avions la chance d’être déjà en mouvement sur la digitalisation de nos formations chez Projexion. Ce n’était pas un sujet nouveau pour nous. C’était donc une belle opportunité de mettre en application nos convictions sur ce sujet !

Quelles bonnes pratiques peux-tu nous partager autour de cette formation à distance ?

 

J’avais des craintes au niveau technique et j’ai été agréablement surpris par les outils. Nous avons pu créer des sous-groupes et adapter nos exercices présentiels. Les bémols sont principalement sur les règles à instituer au début. Il faut par exemple penser à demander aux stagiaires d’allumer leur caméra : le non-verbal aussi est important en distanciel. C’est maintenant acquis pour les prochaines formations à distance !

 

Dans les astuces, on ne pense pas toujours au travail simultané sur les mêmes fichiers pour les exercices. Pourtant c’est essentiel pour impliquer les apprenants et éviter le phénomène du scribe qui rédige pour tout le monde.

Au-delà des bonnes pratiques techniques, nous avions une dizaine d’étudiants en alternance, la majorité ayant déjà une expérience professionnelle. Ils étaient donc en recherche de RETEX, d’échanges et de partages.

 

Être pragmatique et pratique est essentiel. Sur lequel de vos projets pouvez-vous appliquer cette méthode ?  A quel vécu pouvez-vous rattacher cette situation ?

 

En distanciel, il faut donc être prêt à aller chercher les avis et impliquer encore plus avec des mises en situation dans le contexte professionnel des apprenants. Je repère par exemple deux ou trois stagiaires qui ont l’habitude d’intervenir et je les mets en relation avec d’autres apprenants pour nourrir les débats. Les techniques d’animation doivent être approfondies pour conserver le même niveau d’exploration et de partage qu’en présentiel.

Vivre une vraie expérience de formation est tout aussi important pour une formation à distance, voire même plus !

 

Quels sont les points d’attention pour réussir sa formation à distance ?

 

Adapter son parcours de formation au niveau des outils et des supports n’est pas suffisant. L’ingénierie pédagogique ne peut pas être la même que pour une formation présentielle. Une formation à distance est plus lourde en matière de concentration pour les formateurs et pour les stagiaires. Le timing, le format et l’alternance entre théorie et activités doivent être redimensionnés. Impossible de finir une formation d’une journée à distance par une heure de théorie !

Ce risque de décrochage doit être pris en compte car avec la distance il est non seulement plus fort mais aussi plus difficile à percevoir pour les formateurs. Il faut miser encore plus sur les RETEX et les ateliers de mise en pratique où les apprenants doivent produire par eux-mêmes. Oui, les « Icebreakers » et les « Energizers » pour redynamiser le groupe sont plus compliqués à mener à distance mais on ne peut s’en passer !

Je suis aussi convaincu que le digital peut être mis à profit pour développer de nouvelles dimensions de formation, par exemple avec la gamification et la ludopédagogie. Cela fait partie des sujets sur lesquels nous sommes en mouvement chez Projexion !

Avec quelles convictions repars-tu de cette expérience de formation à distance ?

 

Je suis maintenant persuadé qu’on peut aussi faire vivre des expériences de formation riches à distance. Les étudiants ont participé et joué le jeu : exercices écrits, production, discussions… Nous avons même pu faire intervenir les responsables du cursus pour assister aux pitchs projets !

 

Cela a aussi renforcé l’une de mes convictions : l’avenir de la formation repose sur le blended learning.

 

Mixer formation présentielle et à distance est une belle équation. Elle permet à la fois de développer des formats courts sur des sujets de sensibilisation, de proposer de nouvelles démarches ludiques et de renforcer le suivi entre deux formations présentielles. La formation présentielle restera nécessaire car on ne peut pas se passer des échanges physiques et du discours non-verbal. La relation et les émotions qui se créent lors des parcours de formation jouent un rôle clé dans l’apprentissage.

Et comme toujours, nous sommes une entreprise apprenante ! Cette période nous a permis de revoir nos convictions. Les formations à distance ne font pas exception à la règle : il faut écouter les retours, prendre en compte les avis négatifs et positifs, tester de nouvelles idées et de nouveaux concepts…

Formation intra entreprise à distance

Dans ce deuxième retour d’expérience, nous accueillons Damien Andrieu, associé chez Magnetic Way, une agence marketing dédiée au secteur IT qui a participé à l’une de nos formations à distance autour de la donnée.

Pourrais-tu nous redonner le contexte de cette formation ?

 

C’était une formation inter-entreprises d’une demi-journée, qui était aussi pour Projexion l’occasion de lancer un nouveau parcours de formation sur la valorisation de la donnée. La formation ne nécessitait pas de prérequis, mais elle s’adressait à un public déjà sensibilisé au sujet de la data. J’attendais donc beaucoup des échanges avec les autres participants.

Avant de rentrer dans le vif de la formation, quels ont été les éléments d’introduction ?

 

Nous avons été accueillis dans une salle virtuelle de formation. Les directives sur le fonctionnement étaient claires : cela évite en tant que participant de se questionner sur le mode de fonctionnement.

J’ai eu d’autres expériences où l’organisation n’était pas cadrée. Cela perturbe rapidement le déroulé de la formation à distance : bruits de fond avec des micros qui ne sont pas éteints, utilisation hétérogène de la caméra qui donne l’impression d’être dans une salle vide…

Tout comme dans une formation classique, nous avons commencé par un tour de table virtuel. Un moment indispensable selon moi pour s’impliquer et partager ses attentes. Les profils étaient variés, aussi bien du secteur public que privé : DSI, CTO, Chief Digital Officer, Directeur de la Stratégie Numérique, Data Manager…

 

Sur ce type de sujet transversal, il ne s’agit pas que d’acquérir de l’expertise. Chacun arrive avec son propre point de vue, suivant son expérience et son vécu, et ce sont ces mises en commun qui créent la valeur.

Que retiens-tu du format et des supports de cette formation à distance ?

 

Dans le cadre d’une formation professionnelle avec des participants ayant déjà un bagage conséquent, on n’attend pas que de l’information descendante. Ce qui apporte vraiment de la valeur ce sont les éléments dynamiques, les interactions et les mises en situation. Il faut aussi donner du rythme et en permanence relancer l’intérêt. Ce n’est pas parce que la formation est à distance qu’elle doit déroger à cette règle. Avant la formation, je me suis d’ailleurs demandé si le fait d’être à distance n’allait pas limiter l’intérêt des échanges !

 Le passage de vidéos courtes pour introduire les chapitres de la formation apportait du dynamisme et surtout permettait de faire réagir plus naturellement les participants. Avec la distance, la diversité de styles dans les diapositives était importante pour éviter de décrocher : anecdotes, illustrations, citations, recontextualisation…

 

« Tout ce qui apporte du dynamisme, de l’interaction est encore plus bienvenu en distanciel ! »

 

Ce qui m’a le plus marqué, c’est l’organisation d’ateliers en sous-groupes, et le fait que cela ait été fluide dans la mise en place ! Nous avons été séparés par deux ou trois au sein de salles virtuelles où nous avons pu échanger et travailler ensemble sur un exercice en ligne.  Le fait de se voir, de discuter facilement a permis à l’atelier de se réaliser de manière aussi transparente que si nous avions été dans la même pièce physique.

Naviguer sur différents ateliers apporte une vraie cadence. Cela a aussi été le cas lors de la mise en situation individuelle en fin de session avec un auto-diagnostic réalisé sur un outil en ligne. Les croisements de points de vue qui ont suivi sur nos diagnostics individuels étaient enrichissants.

Comment d’ailleurs se sont déroulés les échanges entre participants ?

 

Dans les formations interentreprises, ce qui est passionnant, c’est la richesse des échanges entre des environnements contrastés. On n’attend donc pas la même animation lorsqu’on participe à une formation intra-entreprise ou inter-entreprise. Les formateurs peuvent aussi rebondir de manière plus précise et plus contextualisée lorsqu’il y a des échanges. Formation à distance ou non, c’est ce que je recherche dans une formation inter-entreprise.

 

Les sessions de questions/réponses, les ateliers en petits groupes et le partage entre participants ont vraiment aidé au succès de la formation.

 

J’avais des inquiétudes initialement sur ce point avec le format distanciel mais tout le monde était impliqué. Je noterai que le fait d’être peu nombreux, une dizaine, et de pouvoir facilement prendre la parole contribue à la qualité des échanges et à la capacité à faire connaissance avec les autres participants.

 

Mathieu Salgado, Consultant en organisation & management de projets

Mathieu Salgado

Consultant en organisation
management de projets

 

Projexion est un cabinet de conseil en accompagnement au changement  qui met à disposition un « collectif d’expertises » pour vous transmettre nos convictions et nos méthodes et participer à votre montée en compétences.

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