Accompagner le Design de votre organisation

Pourquoi et comment réaliser un Design Organisationnel dans le cadre de votre projet de transformation ou d’amélioration continue ?

Au-delà de structurer les activités, les organisations deviennent un levier de création de valeur d’agilité. Si l’organisation est un moyen et non une finalité, elle implique d’être régulièrement revue au travers de boucles d’itération, de période d’apprentissage et d’analyse des forces et des faiblesses.

Le Design organisationnel vise à déterminer le meilleur mode de fonctionnement de l’entreprise au sein de son écosystème. Il permet de doter l’entreprise ou l’organisme public d’une structure qui va prendre en compte sa culture, va servir l’efficacité de la prise de décision à chaque niveau, et permettre l’épanouissement des collaborateurs et le développement de leur trajectoire.

4 enjeux qui impliquent de repenser et faire évoluer l’organisation

Amélioration continue et facteurs internes

Comment améliorer son entreprise ?

L’organisation doit être questionnée régulièrement tout en respectant les rythmes humains afin de répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs et apporter des leviers d’optimisation.

Croissance externe ou interne

Comment adapter sa structure à la croissance ?

Dans les contextes de croissances interne comme externe (ex : fusion-acquisition), les entreprises sont confrontées aux limites de l’organisation actuelle. De nouveaux modes de fonctionnement doivent alors être définis. Cela entraîne des projets structurants de réorganisation où il faut s’interroger et définir les niveaux d’intégration et d’autonomie entre les filiales, Business Units et Holding.

Efficacité organisationnelle

Quels sont les leviers d’efficacité organisationnelle ?

Les situations où il est nécessaire de simplifier une organisation trop complexe pour redonner de l’agilité sont de plus en plus présentes. Les contextes financiers complexes impliquent également de rechercher plus d’efficacité opérationnelle.

Nouveau marché et business Model

Evolution face aux nouveaux marchés

Les facteurs externes viennent percuter de plus en plus rapidement les organisations : bouleversement des Business Models, instabilité des chaînes de valeur, facteurs y compris géopolitique, enjeux RSE… L’évolution de l’organisation est un moyen d’aligner l’entreprise sur ces nouveaux enjeux.

Le cœur de la mission de design organisationnel est bien sûr de définir les objectifs, de les traduire en organigramme, en gouvernance, en relais de responsabilité et RACI. En effet, le mode de fonctionnement cible de l’entreprise va s’appuyer sur la gouvernance, les processus & interactions, le système d’information, les ressources humaines comme la culture, qu’il est alors nécessaire de remettre en question.

Cependant, son succès repose sur sa déclinaison au quotidien, l’engagement des équipes au travers du sens et les réglages fin. Cette adaptation dans le détail de l’organisation cible est extrêmement importante car c’est ce qui assure à l’organisation d’être en adéquation avec la réalité opérationnelle et l’activité de l’entreprise au quotidien.

« Les deux volets sont essentiels : un fonctionnement efficace de l’entreprise et créateur d’épanouissement et de potentiel pour les salariés ! »

Des prismes d’analyse au cœur du Design Organisationnel

Afin de disposer d’une vision 360° de l’entreprise, et servir la stratégie de l’entreprise en partant d’un objectif réaliste et attractif, nous considérons essentiels d’analyser plusieurs prismes :

La stratégie d’entreprise :

Les inputs de la feuille de route stratégique sont extrêmement structurants pour définir la nouvelle organisation. L’analyse des forces actuelles et des activités principales de la chaîne de valeur est le socle pour réaliser l’analyse d’écart avec la cible. Que sert-on aujourd’hui ? Ce que nous devons servir demain ? Et que converser ou faire évoluer en conséquence ?

La prospective ressources humaines et métiers :

La prise en compte de la situation de l’entreprise et de la feuille de route RH sont centrales pour identifier les métiers et compétences actuels, et identifier comment organiser l’entreprise pour développer les nouvelles compétences nécessaires (GEPP et prospective métiers).

La dimension sociale :

Les projets de transformation nécessitent d’anticiper la communication avec les instances représentatives du personnel ainsi que les contraintes légales à respecter.

Les enjeux d’accompagnement au changement et le déploiement :

Une fois la structure définie, elle devra être confrontée, avec méthode, à l’organisation actuelle. De quels profils dispose-t-on dans l’entreprise ? Comment les affecter ? Quels sont les nouveaux profils à recruter ? Quels sont les risques RPS (risques psychosociaux) à anticiper ? A quel niveau faudra-t-il équipes les managers qui porteront cette nouvelle organisation ?

Concevoir votre nouvelle organisation cible soulève de nombreux enjeux à intégrer

Modéliser et définir l’organisation cible

Comment auditer mon organisation existante ?
Quel est le groupe de travail optimal ?
Comment décomposer et modéliser la chaîne de valeur de l’entreprise ?
Comment restructurer ces « blocs » selon l’organisation cible et les compétences à servir ?
Comment définir l’organigramme cible ?
Comment intégrer le collectif dans le design de l’organisation ?
Quels KPIs définir pour piloter et mesurer la réussite de la transformation organisationnelle ?

Équilibrer les ratios de personnel aux différents niveaux hiérarchiques

Quelle est l’efficacité du fonctionnement d’équipe actuelle et attendue ?
Quel est mon niveau de “Span of control” ou éventail de subordination suivant chaque métier ?

Préciser la culture managériale adaptée à la nouvelle organisation

Suivant chaque métier, la nouvelle organisation doit-elle s’appuyer sur des managers experts ou des managers dont la compétence principale est le management ?
Quels sont les modèles de leadership dans mon entreprise ?
Quelles sont les voies de développement pour les salariés ?

Renforcer l’impact de l’organisation sur la satisfaction client et le lien avec l’écosystème

Qu’est-ce qui sera visible de la nouvelle organisation à l’extérieur ?
Comment mieux tirer parti des synergies avec les acteurs de l’écosystème ?
Comment l’organisation permet d’injecter de l’innovation dans l’entreprise ?
Comment embarquer des collaborateurs moteurs et engagés qui seront de futurs ambassadeurs ?

Garantir l’efficacité de mon processus de décision

Quel est mon niveau de délégation recherché ?
Quel est le niveau de subsidiarité attendu ?
Comment contrôler et partager les prises de décision ?
Quel est le niveau d’autonomie des différentes couches hiérarchiques ?

Réussir le déploiement de l’organisation

Comment élaborer une roadmap opérationnelle ?
Comment donner le sens et montrer que la nouvelle organisation sert les enjeux de l’entreprise ?
Comment assurer que toutes les activités nécessaires sont bien présentes ?
Comment sécuriser le déploiement par des boucles d’itérations avec les managers opérationnels ?
Comment concrétiser sur le terrain l’impact de l’organisation ?
Quels sont les impacts opérationnels à anticiper (système d’information, logistique, juridique, processus opérationnel) ?

Notre démarche et nos convictions pour mener à bien les missions de design organisationnel et concevoir votre nouvelle organisation

« Modèle pyramidal, matriciel, structure holarchique… Les types d’organisations sont plus ou moins efficaces selon chaque contexte et chaque culture d’entreprise. Ce qui va les rendre performantes ce sont les interactions : pratiques managériales, canaux de communication, posture des collaborateurs… Se doter d’une organisation adaptée est nécessaire mais pas suffisant, il faut la faire vivre ! »

Projexion est un cabinet de conseil en organisation et management, spécialiste des enjeux de transformation. Nous accompagnons les directions générales , RH et métiers tant sur l’organisation, les méthodes, le pilotage des projets (étude, cadrage et mise en œuvre) que sur de la formation et la communication pour faciliter et accélérer le changement dans votre entreprise.

Notre expérience multisectorielle et sur toutes tailles d’entreprises autour des projets de réorganisation enrichit notre champ des possibles et nos convictions organisationnelles.
La complémentarité de nos savoir-faire Design, Moove et Train nous permet de proposer une démarche globale: partir de vos enjeux, prendre en charge la conception, délivrer et mettre en œuvre, jusqu’à la mesure de l’efficacité, l’amélioration continue et la formation.

Nous sommes convaincus que l’organisation est un moyen. Pour être efficace, elle doit être soutenue par des personnes engagées, générer de la satisfaction et de la perspective pour les personnes qui la feront vivre au quotidien.

Ces projets de réorganisation sont ainsi l’occasion, en phase de diagnostic, d’interroger largement l’organisation actuelle afin de mesurer l’efficacité, le climat social comme l’engagement des collaborateurs. Il est selon nous indispensable que la fonction RH soit représentée dans les instances Décisionnaires (CoPil) et opérationnelles (CoProj). Embarquer le plan d’accompagnement du changement est également un impératif.

Nos étapes pour réaliser les missions de Design Organisationnel

1ère étape : cadrer et aligner

En lien avec le commanditaire, préciser les objectifs à servir dans le projet de réorganisation et s’aligner sur la méthode. Cette étape est aussi l’occasion de poser la gouvernance du projet.

2ème étape : faire un état des lieux

Mener un diagnostic organisationnel pour poser à un état des lieux à un instant t (RH, processus, métiers, culture, rôles, SI, interactions…) et consolider les informations en prévision de l’analyse. Il est important de penser global pour clarifier notre perception de la situation, comprendre les problèmes rencontrés et identifier les opportunités !

3ème étape : Analyser et évalue

Évaluer l’existant et analyser l’ensemble des informations obtenues. Cette analyse doit être confrontée auprès des parties prenantes via des ateliers ou sessions de travail spécifiques. A ce stade du design d’organisation, un alignement sur les conclusions de l’état de la situation est primordial.

4ème étape : modéliser et construire l’organisation cible

5ème étape : Préparer la mise en œuvre et la feuille de route

Co-construire la feuille de route détaillée qui vise à rendre la transformation concrète et déployable. Dans cette étape, il est également possible de préparer le kit d’accompagnement des équipes qui vivent la transformation (les ateliers pour recréer les collectifs,, préciser les nouvelles interactions, rôles et responsabilités dans la nouvelle organisation).

Bien sûr, à la suite de l’étape 5, nos consultants peuvent également accompagner la mise en place de la nouvelle organisation, et la conduite du changement. Le déploiement est une étape critique qui doit éclairer la feuille de route et apporter du sens.

Un changement s’organise : des étapes de transition suivie d’étapes de stabilisation sont indispensables
Un changement s’accompagne afin que celui-ci puisse être une réussite. Un changement est dit réussi lorsqu’il y adhésion et communication
Un changement se mesure : des indicateurs doivent permettre de piloter le changement et notamment d’ajuster le plan d’actions en conséquence.

Exemple de missions menées autour de la conception organisationnelle

Accompagnement de la Leader de la Transformation

Pour un groupe français de solutions financières, l’objectif était de décliner la transformation globale au service de l’ambition de l’entreprise. L’enjeu résidait dans la mise en œuvre concrète de la stratégie dans les feuilles de route des différents départements. Pour relever ce défi, l’équipe a mis en place plusieurs réalisations clés. Nous avons coordonné la mise en œuvre des feuilles de route et organisé la déclinaison stratégique.

Structuration et déploiement de l’approche tactique du Change Management

Pour un groupe international de mobilité, la transformation menée par le pôle Digital visait à intégrer les changements de mindsets, des gestes, et des postures métier, liés à l’arrivée des solutions digitales et à l’évolution du business model. Cette transformation s’est appuyée sur une stratégie d’accompagnement au changement mobilisant les acteurs métier. Les actions ont inclus le cadrage et le déploiement de l’approche du Change Management, un plan structuré et des outils appropriés, ainsi que la mise en place d’une communauté dédiée au changement. Les livrables comprenaient une méthodologie outillée d’accompagnement au changement, une stratégie de diffusion, un déploiement et d’un accompagnement continu pour assurer son efficacité et son adoption.