Comment réussir ses projets de transformation grâce à la communication (entre autres) ?

Chez Projexion, nous sommes conscients que les transformations sont des périodes sensibles pour les organisations, qui nécessitent écoute, proximité et connaissance du terrain, afin que chaque collaborateur soit acteur du changement et vive la meilleure expérience possible.

Les entreprises qui prennent soin de l’image et de l’information qu’elles véhiculent autour de leurs transformations réussissent d’autant mieux à engager leurs collaborateurs et à favoriser l’appropriation.

Il peut s’agir de communiquer de façon globale, sur le sens de la transformation qu’une entreprise initie. On parle alors de communication stratégique de transformation.

Il peut s’agir de communiquer sur les bénéfices d’un outil que l’on va mettre en place, directement aux équipes métiers qui vont l’utiliser. On parle alors de communication projet opérationnelle.

Et pourtant, si l’équipe projet suit en général une batterie de formations aux méthodes de gestion de projet, des plus classiques aux plus agiles , ce n’est pas le cas pour la communication et c’est préjudiciable…

Une mauvaise communication peut faire échouer les meilleurs projets !

Fanny, consultante en communication et transformation, nous partage son point de vue, ses convictions ainsi que des retours d’expérience sur la communication en contexte de transformation.

Pourquoi penses-tu que la communication soit si importante dans le succès d’un projet ?

Combien de projets n’ont pas reçu l’adhésion à laquelle s’attendaient les équipes projets, par manque de compréhension des enjeux, de la stratégie ou des bénéfices par les utilisateurs ?

Combien de chefs de projets sont sortis d’une réunion stratégique, avec un Comité de Direction, une direction métier ou un sponsor, complètement dépités car ils n’avaient pas réussi à faire passer les bons messages, ou parce qu’on leur avait posé des questions auxquelles ils ne s’attendaient pas et auxquelles ils n’avaient parfois pas la réponse ?

En marketing, un très bon produit, avec une mauvaise publicité risque fort de ne pas se vendre. Dans les projets de transformation, c’est la même chose. Un très bon projet n’obtiendra pas l’adhésion des parties prenantes sans un plan de communication adapté et des actions dédiées. C’est ainsi un sujet à anticiper en termes de stratégie, de budget et de compétences.

La communication, dans le cadre de projets de transformation, est encore trop souvent négligée, pour plusieurs raisons :

• Elle n’est pas initiée au bon moment. Pris par le temps, l’équipe projet s’en occupe souvent “au dernier moment” tandis que notre préconisation est d’initier le plan de communication en phase de cadrage projet!
• Les messages clés que l’on a souhaité passer ne sont pas compris. La communication n’a pas l’effet escompté, du fait d’un langage trop « technique » ou pas forcément adapté à la cible: les parties prenantes restent dans l’incompréhension et cela peut générer certaines inquiétudes et un manque d’adhésion.
• Et puis soyons réalistes, parfois les chefs de projet pensent qu’il suffit d’avoir fait un PowerPoint pour avoir communiqué… mais ce n’est vraiment pas suffisant!

Comment faire une bonne communication en gestion de projet ?

Il y a quelques temps, je suis tombée sur un Tedx de Melissa Marshall  : « parlez-moi simplement »  qui explique comment il est possible d’expliquer simplement des choses qui paraissent parfois très compliquées dans le domaine scientifique. Je me suis approprié sa formule que j’ai adaptée :

Une bonne communication = [(sujet – jargon et listes à puces) x passion] / pertinence

En résumé, parlez de sujets pertinents pour vos interlocuteurs, sans technicité, en vous mettant à leur place et en y mettant toute votre passion. Et vous verrez, cela fonctionne !

Avec l’équipe projet, je reformule dans un langage accessible pour toutes les cibles :

1/ Le QUOI, le POURQUOI du projet :

Ce qui est en jeu pour l’entreprise avec ce projet et les objectifs poursuivis ; les bénéfices pour les futurs utilisateurs et/ou les clients et le macro planning du projet. C’est également l’occasion d’expliquer comment seront accompagnés les utilisateurs, pour les aider à s’approprier le changement, et faire en sorte que l’activité de l’entreprise ne soit pas perturbée dans un premier temps, que le projet soit sensible ou non.

2/ Le QUI :

Dans un second temps on définit les cibles de communication, et les informations que ces cibles doivent recevoir. On ne communique pas vers des utilisateurs ou vers un Comité de Direction de la même façon.

3/ Le QUAND :

La communication doit bien entendu être rythmée dans le temps : il s’agit là de définir la fréquence et les messages à faire passer par cible de communication.  Tout est planifié !

On applique souvent une logique “entonnoir” où l’on devient de plus en plus précis et opérationnel à mesure que l’on se rapproche du déploiement.

4/ Le COMMENT :

Et enfin on passe à la partie créative : Comment faire passer nos messages ? Quels supports de communication ? Comment les diffuser ? Doit-on préparer un PowerPoint ou bien se laisse-t-on tenter par quelque chose d’un peu différent comme une série de petites vidéos, ou des présentations animées … Dans ce contexte de digitalisation des organisations que nous connaissons depuis quelques années, nous avons différents moyens de communication très simple et peu coûteux à utiliser qui permettent de diversifier la communication et de faire passer les messages de façon convaincante : vidéo, article, newsletter, podcasts, PowerPoint, témoignages… Dans tous les cas, cela implique de créer une stratégie et un plan de communication spécifiquement adaptés.

Qui doit prendre en charge cette communication au sein des projets de transformation ? Doit-t-on confier cette tâche à la Direction Communication de l’entreprise ?

Les équipes communication interne (Direction Communication) traitent peu la communication projet, du moins d’un point de vue opérationnel. Elles s’adressent à l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise, communiquent sur le sens d’une transformation, mais n’ont pas forcément les informations opérationnelles nécessaires pour prendre en charge la communication projet.

Les équipes projets et les DSI sont donc toujours en recherche de profils de consultants « Comm Savvy » à intégrer à leurs ressources activables. Chez Projexion, nous intégrons des dispositifs d’accompagnement au changement   ou des équipes projets, pour lesquelles nous gérons la communication de leurs portefeuilles projets. Ces dispositifs permettent à l’équipe de se concentrer sur le projet tout en s’appuyant sur nos compétences pour piloter et structurer la communication.

En conclusion, quelles sont pour toi les qualités indispensables d’un bon consultant en communication ?

De mon point de vue, il est indispensable d’avoir un bon esprit de synthèse et d’être en mesure de prendre du recul pour porter la communication projet dans les organisations, qu’elle soit stratégique ou opérationnelle.

Un bon consultant en communication doit également disposer de bases solides en communication visuelle (design graphique, création visuelle via des outils spécialisés). Il est également possible de se faire accompagner par le Département Communication Interne de l’entreprise sur ces aspects indispensables s’il ne dispose pas de ces compétences !

J’ajouterai à cela une bonne capacité à formaliser les messages, qu’ils soient écrits ou oraux. Effectivement, au-delà des communications diffusées par email, il est nécessaire d’avoir une bonne capacité à prendre la parole car parfois certains sponsors ou intervenants souhaitent que cette partie soit déléguée aux consultants en communication, par manque d’appétence pour le sujet ou par manque de temps pour la préparation.

Finalement, il est indispensable d’être doté d’un bon relationnel, pour apporter du lien aux équipes, pour les animer et les fédérer autour d’un objectif commun: le succès du projet !

Fanny Guyotte

Consultante en organisation
management de projets

Projexion est un collectif au service de vos projets de transformation. Nous accompagnons nos clients au travers de missions variées : communication de transformation, management de transition, gestion de projets, formations…

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez nos formations à l’accompagnement au changement  ou notre offre « Travailler ensemble »  !

Vous pouvez aussi organiser un échange avec Fanny autour de vos enjeux de communication projet !