Animer un bilan de fin de projet : idées, exemples et outils

Qu’on travaille dans un contexte agile ou en gestion de projet traditionnelle, on a besoin d’organiser des rétrospectives ou des bilans de projet à intervalles plus ou moins réguliers. Quels outils utiliser pour en faire un exercice collaboratif ? Comment innover pour ne pas lasser l’équipe avec cet exercice répétitif ? Et dans une situation de travail à distance, comment organiser l’exercice pour maintenir l’interactivité avec tous les participants ? Nous partageons avec vous quelques idées et outils repérés à travers notre veille.

La rétrospective à thème

Si vos rétros se suivent, elles pourraient très bien ne pas se ressembler. Avez-vous testé la rétro à thème ? A l’approche de la fête de Pâques, il peut être amusant par exemple d’utiliser la métaphore de l’oeuf magique pour que chacun puisse dévoiler ce qu’il estime être les réussites du projet. A l’inverse “la cloche qui dérange” peut aider à débriefer de manière détendue sur les échecs du mois. Les sources d’inspiration sont infinies ! 

Dans cette veine créative, nous avons repéré un article d’Openclassroom, qui explique le déroulé étape par étape d’une rétro agile sur le thème de Mario Kart. 

Animer un bilan à distance

Pour animer un bilan de projet ou une rétro à distance en dehors du traditionnel écran de Zoom, Meets ou Teams, l’outil en ligne Parabol peut être d’un grand secours. S’il permet comme d’autres solutions d’animer un partage de réflexion avec des équipes distantes, il se différencie par la possibilité qu’il donne à chacun de contribuer de manière synchrone ou asynchrone, en affichant son nom ou de façon anonyme.

 

Les templates prêts à l’emploi pour les réunions de fin de projet

Du côté du tableau blanc interactif Miro, il y a aussi une richesse de templates pour nous aider à organiser une rétro ou à collecter du feedback.

 

Chez Klaxoon, nous retiendrons le template Speedboat. “Appuyez-vous sur la métaphore du bateau pour prendre du recul et identifiez des actions en équipe pour travailler plus efficacement”. Le speedboat peut être utilisé autant en bilan projet qu’en projectif lors d’un point d’étape ou la remise à plat d’un process.

Ces templates sont aussi d’excellents supports pour la restitution d’un retour d’expérience. Au sein du cabinet Projexion, les consultants en sont friands ! L’un des derniers “retex”, animé par la chef de projet Violaine Borde, portait sur un projet qu’elle a animé durant un an avec sept personnes dans l’univers du retail textile, au cœur des métiers du sourcing. Elle a ainsi partagé du contexte sur le projet, des livrables représentatifs du travail accompli, puis ce qui s’est bien passé, ce qui a été plus difficile et ce que l’équipe aurait fait différemment, avant de conclure sur les apports et les enseignements à retenir. 

Utiliser le moodboard en réunion projet

Au sein du cabinet conseil Projexion, à l’occasion de la dernière réunion interne de l’année 2020, l’ensemble des consultants a réalisé un moodboard collectif à distance. Revenons sur les étapes de l’animation :

Première étape : le binôme d’animateurs a demandé à chaque consultant de résumer en un mot ce que Projexion représente de meilleur pour lui.

Deuxième étape : les animateurs ont invité les participants à rechercher une image illustrant le mieux leur idée. Tout l’enjeu – et la difficulté – consiste à ce stade à amener les participants à faire appel à tous leurs sens et à piocher dans le registre des matières, des bruits, des odeurs, des couleurs… L’idée est de faire ressentir une ambiance, une atmosphère et d’explorer toutes les dimensions d’un univers. A ce moment de l’atelier, les explications des créatifs de la société Disney peuvent être utiles pour expliquer ce qu’on attend d’un moodboard.

Et voilà l’un des tableaux qui est ressorti de l’une de nos séances :

Les images de chaque participant et leur verbatim ont été assemblés en live et en quelques secondes à l’aide de l’outil en ligne gratuit.

Téléchargez notre table ronde virtuelle

Chez Projexion, pour animer nos réunions à distance avec huit participants ou plus, nous utilisons une table ronde interactive. Téléchargez cette ressource, prête à être utilisée dans vos documents interactifs !

 

 

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