Comment construire une feuille de route projet pragmatique et lisible ?
La construction d’une feuille de route projet pragmatique et lisible par tous est essentielle pour transformer les ambitions des projets en résultats concrets. Mais comment structurer cette roadmap pour qu’elle soit à la fois réaliste, engageante et alignée avec les objectifs stratégiques de l’entreprise ? Aussi, comment la construire étape par étape et quels sont les livrables concrets à produire et maintenir durant le projet ? Dans cet entretien, Juliette, forte de ses expériences en tant que Chef de Projet AMOA au sein de notre cabinet de conseil, nous partage ses méthodes et ses conseils pratiques pour élaborer et déployer des feuilles de route qui apportent sens et vision partagée.
Qu’est ce qui définit et constitue une feuille de route ?
Une feuille de route est un document synthétique qui résume de manière visuelle un projet. Appelée aussi roadmap, elle donne une vue d’ensemble sur les objectifs du projet, les jalons, les étapes principales et les livrables projet associés. Afin de rester simple et compréhensible par toutes les personnes de l’entreprise, elle est volontairement peu détaillée. Elle se concentre uniquement sur les actions essentielles à réaliser pour atteindre les objectifs du projet et respecter les échéances. C’est d’ailleurs en ce sens qu’elle se distingue du plan projet, dans lequel les activités à réaliser sont détaillées avec précision. On peut la définir comme une vision macro du plan projet !
La clarté et la simplicité d’une feuille de route sont les clés pour garantir l’adhésion et l’implication de toutes les parties prenantes !
Dans quels contextes et types de projet les feuilles de route sont-elles nécessaires et pourquoi ?
La feuille de route est un outil puissant pour votre stratégie de communication et de collaboration qui offre aux équipes la possibilité de se projeter dans le temps. Elle permet de partager de façon claire et structurée les principales informations, mais aussi de s’assurer de l’alignement des parties prenantes sur les objectifs du projet et son déroulement. Grâce à ce partage d’information, la cohésion des équipes et leur implication va être naturellement favoriser, concourant ainsi à la réussite du projet. La feuille de route est également utile en termes d’anticipation et de planification. On y visualise les différentes étapes du projet, les livrables attendus, et les échéances. Elle permet ainsi de confirmer que le planning est réaliste et contribue à anticiper l’allocation des acteurs projet et les moyens dans le temps à déployer. C’est de cette manière qu’elle facilite le suivi de l’avancement du projet. L’élaboration d’une feuille de route est adaptée à divers contextes : stratégique, projet, programme ou produit.
La feuille de route stratégique
Une fois la stratégie posée au travers d’une vision, d’une mission, de valeurs et d’objectifs, la feuille de route stratégique est l’outil permettant de guider l’organisation vers la réalisation de ses objectifs à long-terme. Il s’agit du plan de mise en œuvre pour transformer la stratégie en plan d’exécution. Elle permet de définir les priorités, les actions à entreprendre et les acteurs nécessaires à l’atteinte d’un but commun et partagé. Dans notre environnement de plus en plus complexe, volatile, incertain et ambiguë, elle peut être assimilée à une boussole permettant de garder le cap.
La feuille de route d’un projet
La feuille de route d’un projet donne un aperçu global sur un projet spécifique. Elle peut être utilisée dans n’importe quel domaine (informatique, marketing, RSE, immobilier, industrie,…) et pour n’importe quel type de projet. Elle retranscrit les grandes orientations d’un projet, ses jalons et le macro-planning associé.
La feuille de route d’un programme
La feuille de route d’un programme ou d’un portefeuille de projets peut s’avérer utile si le projet s’inclut dans un programme. Elle permet de visualiser les différents projets, la possible dépendance entre les projets et la planification pour chacun d’eux.
La feuille de route d’un produit
La feuille de route d’un produit est un concept légèrement différent. Il s’agit d’une représentation graphique et chronologique des fonctionnalités d’un outil informatique avec leur date de disponibilité pour les utilisateurs.
Quelles sont les étapes pour établir une feuille de route projet ?
Selon nous, et d’après nos expériences en tant que chefs de projet, établir une feuille de route projet est un processus minutieux qui se compose d’étapes préparatoires, de réalisation et de partage. 1ère étape : Définir les objectifs du projet La première étape est de définir les objectifs du projet et ses indicateurs de réussite. Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et définis temporellement. 2ème étape : Identifier les acteurs projet et impliquer les parties prenantes Pour qu’un projet aboutisse, il est crucial d’identifier l’ensemble des acteurs projet. Cependant, ceux-ci n’ont pas tous le même niveau d’influence (positive ou négative) et d’impact sur le projet. Cartographier les acteurs selon leur niveau d’influence et d’impact nous aide à déterminer qui seront les parties prenantes, qui seront les acteurs projet et ainsi impliquer les bons intervenants dès le début. 3ème étape : Lister les principaux livrables à produire et définir les échéances Une fois les objectifs du projet déterminés, il faut définir les livrables permettant l’accomplissement du projet et les associer à des échéances. C’est ainsi que le projet pourra être décomposé en grandes étapes qui contiendront chacun ou ou plusieurs jalon(s). 4ème étape : Identifier les compétences et intervenants à embarquer Il suffit ensuite, pour chaque étape, d’identifier les intervenants et leurs responsabilités. 5ème étape : Identifier les risques et ajuster Dans tout projet, il y a des risques. Les identifier en amont est essentiel pour mieux les appréhender, les suivre et ainsi ajuster la feuille de route en conséquence. Nous privilégions ainsi un macro-planning réaliste, et non idéaliste.
Une bonne feuille de route ne fige pas le projet, elle évolue avec lui. Il faut savoir l’adapter au fil des imprévus et des opportunités.
6ème étape : Valider avec les parties prenantes Lorsque la feuille de route est finalisée, elle est partagée avec les parties prenantes afin de la valider et de s’assurer que les objectifs du projet sont alignés avec leurs attentes et qu’ils s’inscrivent dans la trajectoire de transformation de l’entreprise. C’est aussi l’occasion de recueillir leurs commentaires sur les échéances du projet et la planification des intervenants. Etape 7 : Partager la feuille de route avec l’ensemble des acteurs Ce n’est qu’une fois la feuille de route validée par les parties prenantes qu’elle sera partagée à l’ensemble des acteurs.
Que contiennent les feuilles de route ?
Afin de vous inspirer pour vos propres versions de feuille de route, voici ci-dessous un exemple de ce à quoi peut ressembler une feuille de route pour un projet de mise en place d’un espace de revente d’articles de seconde main sur une application mobile marchande. La réalisation d’une feuille de route peut se faire au travers de modèles prédéfinis disponibles sur Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint ou d’autres outils comme Canva, Miro, Asana, Jira ou Monday.com. Les outils sont à sélectionner suivant les contraintes spécifiques du projet (criticité, collaboration, interopérabilité avec d’autres outils…). Ces modèles, conçus en se basant sur les usages les plus courants, sont souvent très pratiques et nous permettent de gagner du temps de conception. Le temps libéré peut ainsi être mis au service du contenu et de la collaboration avec les parties prenantes afin d’apporter plus de valeur ajoutée.
Une fois construite, comment mettre en œuvre et faire vivre la feuille de route projet ?
Pour qu’une feuille de route soit efficace, elle doit être flexible et adaptable. Aussi, il est important de la mettre à jour régulièrement avec les progrès et les changements éventuels et de communiquer ces mises à jour à l’ensemble des acteurs projet. Pour faire vivre une feuille de route, il convient aussi de rappeler le sens, les objectifs, les points principaux, et de l’enrichir régulièrement d’informations sur le contexte, tout en adaptant le niveau de détail à ses interlocuteurs. Les instances projets comme les COPIL sont l’occasion de prendre du recul et de l’actualiser selon les évolutions.
La feuille de route ne doit surtout pas être hors sol, il faut prendre en compte les contextes à leurs différents niveaux : entreprise, directions métiers, acteurs… Pics d’activité, périodes de gel des mises en production, mais aussi la saisonnalité propre aux métiers comme les RH, la comptabilité ou la supply chain : comprendre les rythmes des acteurs, c’est s’assurer de leur adhésion et mieux sécuriser la réussite du projet.
Comment Projexion accompagne ses clients dans la construction et la mise en œuvre des feuilles de route projet ?
Chez Projexion, nos consultants sont capables d’accompagner vos projets sur l’ensemble de leur cycle de vie, de leur phase de cadrage et de préparation à leur phase de clôture – en croisant expertises méthodologiques et compréhension fine de vos enjeux métiers . Nos consultants experts en gestion de projet peuvent notamment vous accompagner dans l’élaboration et la formalisation d’une feuille de route lisible permettant l’adhésion de l’ensemble des acteurs projet. Nous sommes convaincus qu’une vision claire, globale et partagée d’un projet est l’une des clés de réussite de ce dernier !
Vous souhaitez sécuriser la réussite de vos projets et maximiser leur impact ? Contactez-nous et explorons ensemble comment Projexion peut devenir le moteur de vos transformations.
Soyez averti(e) de nos prochains évènements et publications via LinkedIn !