Révolution Digitale des Factures : La Dématérialisation du point de vue d’un consultant 

La dématérialisation de factures est un processus crucial pour de nombreuses entreprises puisqu’elle vise à optimiser leur gestion financière et à réduire leur empreinte environnementale.

Les nouvelles exigences réglementaires qui s’appliqueront en France dès 2026 accélèrent les projets de dématérialisation des factures dans les entreprises : l’enjeu n’est plus seulement financier, il devient réglementaire . Découvrez ici le point de vue de Johan Simon, Consultant expert en finance, sur la dématérialisation des factures et ses enjeux.

 

 Johan, tu es consultant en gestion de projet avec une expertise dans le domaine de la finance, pourrais-tu nous expliquer en quoi consiste la dématérialisation des factures et pourquoi cela devient un sujet de plus en plus important pour les entreprises ?

 

La dématérialisation des factures est le processus de conversion des factures papier en formats électroniques, tels que des fichiers PDF ou XML, qui permet aux entreprises de gérer leurs factures de manière plus efficace. Les  processus liés aux factures sont ainsi automatisés, ce qui permet notamment de fluidifier les échanges avec les tiers (clients/fournisseurs) et de réduire les coûts de traitements comme les frais d’impression, d’envoi postal et d’archivage physique par exemple.

 

La dématérialisation est devenue  essentielle pour les entreprises car cela améliore la productivité, réduit les coûts de gestion, renforce la conformité fiscale et répond à l’engagement RSE des entreprises.

 

Pourrais-tu nous en dire un peu plus sur la loi finance 2024 et sur son impact sur la dématérialisation des factures ?

 

Je vais essayer de faire simple : la loi finance 2024 est un cadre réglementaire français en matière de dématérialisation des factures qui s’applique à toutes les entreprises. Elle fixe des échéances progressives en fonction de leur taille, avec une échéance initialement prévue en 2025 pour les TPE/PME et en 2023 pour les grandes entreprises. Ces échéances viennent de changer pour laisser plus de temps aux entreprises pour se mettre en conformité. Cette loi vise à moderniser les processus fiscaux et à lutter contre la fraude. Elle oblige les entreprises à émettre et à recevoir des factures électroniques, ce qui nécessite une adaptation rapide. Toutes les organisations ne sont pas prêtes.

 

Nous avons entendu parler d’un éventuel report de la date d’application de la loi finance 2024. Quelles sont les conséquences pour les entreprises?

 

Effectivement, la date de mise en application a été reportée pour donner plus de souplesse aux organisations dans la mise en œuvre de leurs projets de dématérialisation de factures:

•  Au 1er septembre 2026 : obligation de réception pour tous et d’émission pour les entreprises de grandes tailles mais aussi pour les entreprises de tailles intermédiaires (ETI)
• Au 1er septembre 2027 : généralisation de l’émission pour tous y compris les PME et les microentreprises. Les plateformes PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) doivent être sélectionnées. Par ailleurs, la solution est techniquement complexe à mettre en place et les éditeurs ne sont pas encore prêts sur le sujet.  

 

Le réflexe naturel lorsqu’on nous accorde plus de temps est de reporter ce qui est à faire pour traiter des sujets “plus urgents”… mais c’est là une grosse erreur ! 

Il est indispensable que les entreprises commencent dès maintenant à se préparer à la dématérialisation des factures. Ce processus peut être complexe et nécessite une transition en douceur. Les entreprises qui prennent le risque d’attendre peuvent se retrouver dans une situation difficile lorsque la loi entrera en vigueur. De plus, la dématérialisation offre des avantages considérables en termes d’efficacité opérationnelle, de réduction des coûts et de conformité fiscale, et cela, même avant la mise en place de la loi.

 

Comment un cabinet de conseil peut-il accompagner les entreprises de type TPE/PME/ETI dans ce processus de dématérialisation des factures ?

 

Un cabinet de conseil spécialisé tel que Projexion peut jouer un rôle indispensable dans l’accompagnement des entreprises. Nous sommes une société de conseil et d’accompagnement au service des transformations des organisations. 

Nous combinons nos expertises et savoirs-faire en Organisation et Processus, Système d’Information, Data et Accompagnement au changement pour : 

• cadrer (lien: https://www.projexion.com/enjeux/accompagner-la-transformation/cadrer-les-projets/) et évaluer les besoins spécifiques de chaque entreprise, 
• aider au choix de la solution (lien https://www.projexion.com/enjeux/accompagner-la-transformation/aide-au-choix-de-solutions/) de dématérialisation la mieux adaptée au besoin, 
• à mettre en place les processus (lien) adéquats, 
• à accompagner le changement (lien : https://www.projexion.com/enjeux/accompagnement-changement/) c’est à dire à  définir et mettre en place le plan de communication et le plan de formation adapté au contexte et à la cible 
•  à assurer la conformité aux réglementations. 

Nous apportons une expertise opérationnelle et veillons à la cohérence du SI pour permettre aux entreprises de se transformer efficacement et sereinement et d’appréhender le changement en toute confiance.

 

Enfin, comment la révision des processus métiers et de la gestion des dépenses de l’entreprise s’intègre-t-elle dans la mise en place d’un outil de dématérialisation des factures ?

 

La dématérialisation des factures ne se limite pas à la simple conversion des factures papier en format électronique. C’est également une opportunité de réviser et d’optimiser les processus métiers liés à la gestion des factures. Cela peut inclure l’automatisation des flux de travail, la réduction des erreurs humaines, la traçabilité des paiements, et une meilleure gestion des délais de paiement. De plus, cela permet une meilleure visibilité sur les dépenses, ce qui est essentiel pour la gestion financière de l’entreprise.

Un dernier mois pour conclure ?  

La dématérialisation des factures est un processus clé pour les entreprises, devenu indispensable suite au vote de la loi finance 2024. Les organisations  doivent agir dès maintenant, avec l’aide et l’accompagnement d’experts, pour bénéficier des avantages de cette transition, tant sur le plan de l’efficacité   qu’au niveau de  la conformité fiscale.

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