Projet de déménagement d’entrepôts logistiques : optimisation des flux supply chain

L’optimisation  des flux logistiques est un enjeu majeur pour les retailers dans un contexte où  la réduction des coûts, la recherche de nouveaux marchés et l’expérience client sont primordiaux  pour les entreprises. Si elle consiste tout simplement  à maximiser la gestion des flux afin de supprimer les activités avec peu ou sans valeur ajoutée, source de gaspillage de temps et de ressources pour l’entreprise, l’optimisation des flux logistiques doit également prendre en compte la dimension environnementale.   Kevin est consultant en Management de projets chez Projexion, dans cette interview il nous fait part de son retour d’expérience autour de l’optimisation des flux logistiques dans une entreprise spécialisée dans le retail.

Quels sont, de ton point de vue,  les enjeux logistiques actuels pour les retailers ? 

Je pense que la logistique connaît aujourd’hui trois types de grands enjeux  : les enjeux économiques , les enjeux liés à l’expérience client et les enjeux environnementaux. 

On parle aussi beaucoup des ” 3P ” : People, Planet et Profit, c’est l’actualité de la logistique depuis  plusieurs années maintenant. 

Ce concept prend de plus en plus d’ampleur puisqu’il devient aujourd’hui indispensable de prendre en compte les performances sociales et environnementales dans les entreprises, au-delà de la performance économique qui reste malgré tout une préoccupation majeure . Dans un premier temps, il est indispensable de satisfaire le client pour le fidéliser et rester concurrentiel. Pour cela il faut soigner son expérience d’achat  et notamment  livrer le plus rapidement possible car on vit dans un monde où l’immédiateté est la règle. Notre rapport au temps à changé.  Quand on voit des grandes entreprises américaines pour ne pas les citer, on constate qu’au-delà de la diversité de leurs produits, ils ont une capacité à livrer très très rapidement. Le client s’est rapidement habitué à être livré à J+1 et parfois le jour même. Ces modèles logistiques deviennent donc des objectifs, voire des modèles pour l’ensemble des retailers. Le second enjeu est économique :  en optimisant les flux logistiques on réduit les délais de livraison, les risques d’erreur, de produits manquants et donc forcément on réduit les coûts. Enfin, la dimension environnementale est devenue un incontournable des stratégies logistiques et plus globalement de la stratégie de toute organisation.

Optimiser les flux logistiques permet indéniablement de réduire l’impact environnemental ! 

Beaucoup d’actions sont mises en place à cet effet :  mettre les colis en vrac plutôt qu’en palette dans les camions pour améliorer le taux de remplissage, utiliser du papier recyclé pour les colisages pour réduire l’impact des packaging, travailler avec des transporteurs qui utilisent des bio carburants… Il reste cependant beaucoup de pistes d’amélioration , notamment au niveau de la gestion des retours et SAV qui représente un coût énorme pour certains distributeurs. Je préconise par exemple de responsabiliser le client sur son acte d’achat en faisant payer le retour. Beaucoup d’entreprises ont déjà opté pour cette stratégie.  C’est à mon sens important pour que les clients prennent conscience de leur impact environnemental.  

Dans quel contexte es-tu intervenu chez ton client? Quels étaient les objectifs et les enjeux de ta mission ?

L’objectif était d’harmoniser l’expédition des commandes . Il était indispensable d’arrêter l’expédition multi-site pour une même commande. L’autre objectif de ce projet de déménagement était de pouvoir augmenter les gammes et le nombre de produits de l’entreprise, pour offrir un choix supplémentaire au client par la suite. La mission consistait donc à gérer le déménagement de 3 entrepôts logistiques vers un unique afin de centraliser et optimiser la logistique pour 2 des 3 catégories d’articles répertoriés par mon client, spécialisé dans la distribution textile, (articles encombrants et très encombrants). Le projet avait préalablement été amorcé avec l’ouverture d’un entrepôt , je suis arrivé pour mettre en place et piloter le déménagement : déménagement physique, déménagement de processus, du Système d’Informations et aussi des collaborateurs qui n’étaient pas externalisés. La contrainte principale était liée aux délais : réaliser un déménagement dans un timing serré pour éviter les risques commerciaux (périodes de forte charge de type soldes, black friday, Noël) et pour avoir le moins d’impact possible sur les commandes clients.  Le déménagement a été effectué en partenariat avec le prestataire du site logistique final. J’étais l’interlocuteur privilégié de ce dernier, sur ce projet de déménagement. Mon rôle était de coordonner les équipes du prestataire et du client

Objectif final de la mission :  Organiser et piloter le déménagement vers un entrepôt unique tout en respectant les délais impartis ( pour éviter d’impacter les Soldes, le black friday,  et la période de Noël)

Autre impératif business : l’entrepôt devait être fonctionnel, c’est à dire qu’il ne fallait pas impacter l’activité quotidienne du site e-commerce et l’approvisionnement des magasins. Mon rôle consistait à piloter les équipes IT , les stocks, l’exploitation et le transport dans le but d’harmoniser les process des équipes et accompagner dans le changement. L’impact était transverse pour l’entreprise, il y avait donc un autre élément indispensable : réussir à communiquer et partager auprès des équipes pour les on-boarder dans le projet, partager le sens du projet, les apports à moyen et long terme. C’était indispensable à la réussite du projet : fédérer et impliquer pour accélérer la mise en mouvement ! 

L’accompagnement au changement a été une étape décisive 

Quelle méthodologie as-tu appliquée pour mettre en œuvre cette optimisation logistique ?

Le projet était piloté en cycle en V tout en ayant une certaine part d’agilité car il y a forcément une part d’imprévu (indisponibilité  de marchandises, contexte réglementaire , tour de france qui passe sur le trajet du déménagement,…). Différents éléments ont été essentiels et ont participé à la réussite de ce projet :

• Le cadrage a été décisif en amont du projet : fixer des objectifs et le périmètre précis du projet puis planifier et communiquer autour des jalons pour embarquer les équipes, puis réaliser des ateliers d’étude de besoin pour connaître les besoins de chaque partie prenante.
• L’accompagnement au changement : Il a fallu aider les équipes à monter en compétences en gestion de projet, définir des KPI compréhensibles par l’ensemble des acteurs et les partager aux parties prenantes (collaborateurs et sponsors) pour suivre l’avancement.  Les KPI étaient en autres le nombre de références présentes, le nombre de palettes transférées, le taux qualité (produits dégradés,…)
• La Gouvernance projet : Mettre en place une gouvernance projet et pouvoir communiquer de façon claire et transparente et arbitrer lors des Comités de Direction.  

Nous avons également mis en place des contrôles terrains pour vérifier la qualité de la donnée SI (vérification cohérence stock vs réel).

Il était indispensable de s’assurer d’avoir les bonnes ressources, au bon endroit et au bon moment !

 

Quels facteurs ont favorisé la réussite de cette mission ?

Le succès de la mission est dû à la fois à l’organisation mais également à l’accompagnement au changement qui a permis d’embarquer les collaborateurs. Organiser, planifier et prioriser les stocks à déménager (stocks sensibles vs stocks ) a permis de limiter les risques commerciaux et de déménager progressivement. L’accompagnement au changement a quant à lui permis de fédérer autour d’un projet commun qui a remporté l’adhésion de tous. Communiquer nous a permis d’engager et d’informer. Il a bien entendu fallu adapter le discours en fonction de l’interlocuteur (DG vs Cariste ,…), partager le sens du projet et valoriser les actions de chacun. Je dirai qu’il ne faut pas sous-estimer ce chantier, le “change” c’est un investissement certain!  Autre facteur clé de succès : la présence terrain et la cohésion d’équipe ! Etre présent sur le terrain m’a permis de comprendre les processus et les métiers de chacun. Je pense en effet qu’il est indispensable de créer une cohésion d’équipe (stocks, transport, IT, et exploitation) pour rendre la communication plus fluide et les échanges plus dynamiques, et de fonctionner en partenariat avec le prestataire logistique pour créer une relation “gagnant/ gagnant “.

A l’inverse, quelles difficultés as-tu rencontrées ? Et quelles seraient tes préconisations pour les éviter 

Les difficultés étaient majoritairement humaines et ont su être surmontées grâce à une démarche d’accompagnement au changement bien cadrée: 

• Faire travailler des prestataires expéditeurs et les mobiliser alors qu’ils sont parfois concurrents 
• Maintenir l’engagement des équipes sur des tâches parfois répétitives et chronophage qui peuvent semble être à faible VA
• Réussir à faire travailler des personnes en mode projet alors qu’au quotidien ils n’utilisent pas ces méthodes (nouveaux outils type backlog, matrice de risque, ateliers,….)
• s’assurer que le sens du projet est bien assimilé 

L’Humain était au cœur de ce projet de déménagement d’entrepôts logistiques  finalement, malgré toute la complexité technique induite par ce type de projet.

Quels sont les atouts de Projexion pour accompagner ses clients dans ce type de problématique ?

Chez Projexion nous avons une approche projet différenciante : la solution est challengée au bénéfice du projet. Nos consultants sont pragmatiques et gagnent en efficacité en se basant sur des méthodes éprouvées et l’expérience de leurs pairs. Nous sommes convaincus que le partage d’expérience enrichit les méthodologies et outils de chacun : “Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin” ! Nos consultants sont amenés à travailler sur des phases amont de projet (définition de la vision, cadrage ), en accompagnement projet tant sur le pilotage que sur l’accompagnement au changement et la formation. En effet, nos équipes d’ingénieurs pédagogiques et formateurs peuvent également accompagner sur l’appropriation de nouveaux process et outils de travail.