Digitalisation des parcours de formation : comment et pourquoi faut-il le faire ?

Digitalisation Parcours de formation

La transformation digitale initiée durant cette dernière décennie, a été accélérée par le contexte sanitaire de ces deux dernières années. La pandémie a en effet entraîné une augmentation du télétravail et de la digitalisation des échanges intra entreprise, la formation doit également prendre ce virage numérique en proposant des formations digitales en complément de ses formations en présentiel.

Ces évolutions entraînent des projets de digitalisation de parcours de formation qui mobiliseront des compétences d’ingénierie pédagogique et des outils pour permettre d’améliorer la qualité des contenus et séquences pédagogiques.

Paméla Longhi , Consultante en Organisation et Ingénierie Pédagogique Multimédia, nous présente dans  cette interview les enjeux et les objectifs de la digitalisation de parcours de formation et nous expose ses convictions sur le sujet.

Quels sont les grands enjeux de la digitalisation des parcours de formation ? Quels sont généralement les objectifs poursuivis par les organisations qui choisissent de mettre en œuvre ce type de projet ?

Les objectifs poursuivis par les projets de digitalisation de parcours de formation sont liés à la montée en compétence des collaborateurs . Les entreprises souhaitent favoriser l’autonomie des apprenants et leur polyvalence: leur autonomie en les rendant acteur de leur montée en compétences et leur polyvalence en les formant à des sujets autres que leur cœur de métier grâce à des modules courts et digitalisés.

Parallèlement, les entreprises souhaitent également pouvoir former rapidement des apprenants dans un contexte de digitalisation qui accélère le déploiement des formations. Les formats digitalisés permettent de s’affranchir de nombreuses contraintes logistiques.

Il est nécessaire de pouvoir répondre à un  besoin grandissant des organisations de se former sur des sujets de façon rapide. Par exemple, sur les aspects “compliance” dans le secteur bancaire, il y a de plus en plus de réglementations sur lesquelles les salariés doivent être formés: confidentialité des données, fraude, corruption,…

Pour rester compétitifs, les organismes de formation doivent proposer des solutions innovantes et adaptées aux nouvelles méthodes d’apprentissage. 

Il y a également un enjeu Qualité. En tant qu’organisme de formation certifié Qualiopi, il est important de pouvoir justifier de toutes les formations : la traçabilité du suivi des parcours de formation est fondamentale !

Enfin, il existe un enjeu économique puisque dispenser une formation en e-learning permet de gagner du temps et de l’argent par rapport à une formation en présentielle qui nécessitera des frais de déplacement et une logistique plus complexe.

Quels sont les avantages de la digitalisation des parcours de formation d’après ton expérience?

De mon point de vue il y a 3 types d’avantages. Tout d’abord les avantages organisationnels puisque la formation digitale est une solution instantanée à un besoin de montée en compétence. De plus, cela permet de créer des contenus sur étagère facilement réutilisables et de réduire les coûts des sessions de formation.

Les avantages du point de vue du formateur ne sont pas négligeables non plus. En effet, les formations à distance permettent de faciliter l’évaluation et les feeds back et de limiter les déplacements des formateurs.

Enfin, du point de vue de l’apprenant, il existe également des avantages à suivre une formation digitale : les formations digitales permettent un apprentissage adapté aux compétences et au besoin de l’apprenant, c’est ce que l’on appelle l’adaptive learning. On peut apprendre en s’amusant avec la gamification (par exemple: serious game, récompense, classements, points…), accéder facilement à la formation et tester ses connaissances de façon autonome. L’apprenant participe donc activement à sa montée en compétences!

Il est toutefois important de noter que toutes les formations ne peuvent pas être dispensées en e-learning. Il faut prendre en compte la complexité du sujet, le nombre d’apprenants à former. Il est important de combiner formation distancielle et présentielle pour engager le collaborateur. Dans tous les cas, l’apprenant devra être accompagné dans le déploiement (envois d’e-mails, deadline, notification, tutorat…).

Quelle méthode préconises-tu pour digitaliser un parcours de formation? Par où faut-il commencer ?

Tout d’abord, il faut réaliser un état des lieux des parcours de formation  existants pour juger de la pertinence de la digitalisation. 

La formation ne doit pas être digitalisée à 100%, il faut conserver une méthodologie hybride en proposant différents supports de formation afin de s’adapter au contenu de la formation, au public à former, au besoin du commanditaire,….On parle de Blended Learning. Une fois les contenus identifiés, on passera à l’étape de digitalisation du contenu en le rendant interactif.

Comme pour tout type de projet, je préconise de partir du besoin du commanditaire et de l’apprenant pour adapter le projet de digitalisation. Il est indispensable de passer par une phase de cadrage pour valider les objectifs, le besoin, le périmètre , les moyens mis à disposition, le macro planning, le budget et ROI attendu, l’organisation du projet (Rôles des acteurs, gouvernance,…), les risques et plan d’actions associé, la communication autour du projet  et les indicateurs qui permettront de piloter l’avancement du projet. Comme pour chaque projet, il ne faut pas négliger l’accompagnement au changement.

Concrètement, comment mettre en place un tel projet de digitalisation des formations ?

On distingue deux cas de figure: soit les parcours existent, soit ils ne sont pas existants. S’il n’y a pas de parcours il faudra démarrer par une phase d’ingénierie pédagogique , pour construire les contenus. Cette phase, aussi appelée phase projet pédagogique est généralement menée avec l’IPM (= Ingénieur Pédagogique Multimédia), le Product Owner ou le chargé de projet formation…). C’est indispensable pour créer les story board nécessaires à la conception du e-learning.

Si les parcours existent déjà,  on parcourt le contenu et on cible les éléments digitalisables. Les parties descendantes pourront être digitalisées. Les interactions devront être réalisées en classe virtuelle ou conservées en présentielle selon le public cible et le contexte organisationnel.

Autre élément à prendre impérativement en compte : la durée de la formation. Il est indispensable d’équilibrer selon le volume horaire de la formation. Une formation de 10h ne pourra pas être déployée en 100% e-learning.

Une fois l’état des lieux réalisé, il faut mener une réflexion sur le choix des outils. Il existe de nombreuses solutions sur le marché permettant de faire du e-Learning mais chacune a ses avantages et ses inconvénients.  C’est à partir du cadrage du projet de digitalisation que différents scénarios pourront être identifiés. Le sponsor pourra ainsi valider la solution la mieux adaptée en tenant compte de tous les éléments (budget, planning, périmètre). Il peut également être opportun de se faire accompagner dans l’aide au choix de solutions par un cabinet de conseil spécialisé car le choix de l’outil va conditionner le bon déroulement du projet de digitalisation!

Quand on parle de digitalisation, on pense aussi aux outils qui accompagnent la transition. Que peux-tu nous dire au sujet des outils de LMS (Learning Management System)?

Le LMS est la plateforme qui va permettre d’héberger et de déployer les contenus de formation mais également de gérer les apprenants et de suivre leur parcours pédagogique.

C’est le LMS qui va permettre la création de sessions de formation, l’inscription des apprenants, l’envoi de notifications, le suivi des évaluations et feed back…

Il doit être ergonomique et fiable. C’est un outil qui doit être déployé via ordinateur . 

L’outil de LMS représente un coût donc les petites structures sont moins enclines à utiliser ce type d’outils . Il y a peu de salariés donc peu d’intérêt à utiliser un LMS. Les LMS sont plutôt destinés aux grandes structures.

Les outils de LMS  permettent l’administration des contenus de formation. Les LMS peuvent également proposer des outils auteur  intégrés à la plateforme qui permettent de créer des contenus facilement (vidéo, images, texte, PDF…). On parle dans ce cas de LCMS  (=Learning Content Management System) alliant le LMS et le CMS qui fait à la fois administration et création de contenu!

L’application Mobile Learning propose la gamification de la formation : récompense, palmarès, badge, joker… Le mobile learning est destiné aux personnes en déplacement ou qui n’ont pas accès à un poste fixe et propose des contenus sur téléphone ou sur tablette. La motivation des apprenants est gérée par l’intermédiaire de palmarès. L’apprenant sera classé par rapport aux résultats de ses collègues/équipe/service.

De plus en plus de LMS proposent le LXP (Learning Expérience Plateform) intégré. Le LMS seul  existe depuis 30 ans, c’est une solution assez ancienne. Aujourd’hui les éditeurs proposent des solutions plus complètes alliant la gestion administrative (LMS) à l’expérience apprenant enrichie (LXP). Cette option permet de tracer l’expérience utilisateur (notation de contenus, commentaires, suggestion, chat,…).

Certaines entreprises veulent digitaliser en interne et utilisent donc des outils accessibles, pour lesquels il n’y a pas de développement à prévoir. Grâce à ce type d’outils, on peut réaliser de façon autonome son module de eLearning à partir de cet outil qui se veut très intuitif. En revanche, la personnalisation des modules reste limitée par les fonctionnalités proposées. 

Généralement, dans les grandes entreprises, on trouve un LMS accompagné d’un outil auteur pour la création de contenus spécifiques au sein du service formation. Beaucoup d’entreprises achètent des contenus qu’ils intègrent à leur LMS. 

On distingue deux aspects dans le LMS: les contenus et l’administration du LMS (gestion des collaborateurs, des organisations pour pouvoir assigner des formations à un service). Ces deux aspects sont dissociés dans les grandes entreprises même si c’est généralement le service formation qui prend en charge la gestion des différents aspects du e-learning.

J’ai pu constater dans mes différentes expériences que chaque situation est différente et que c’est la qualité du cadrage qui conditionnera la réussite du projet. Il faut toujours partir du besoin.

Les types d’outils et les éditeurs sont nombreux, c’est pourquoi avant de se lancer dans le choix de la solution il est indispensable de faire un cadrage de projet en interne ou de se faire accompagner.

Quels sont les facteurs clés de succès des projets de digitalisation de parcours de formation?

A mon sens, il faut accompagner les collaborateurs dans cette démarche en les incluant dans cette phase de transformation. Nous sommes tous concernés par la formation et chacun peut apporter sa vision, son ressenti ou son expérience.  Il faut également donner envie aux apprenants de se former en leur proposant des formats courts, interactifs et ludiques. Le processus de digitalisation doit faciliter l’accès à la formation.

Je dirai donc qu’il ne faut négliger ni le fond, ni la forme.

Comme pour chaque projet, il est indispensable d’accompagner au changement !

Il est aussi nécessaire d’assurer un support utilisateurs en cas de problème de connexion et une aide en ligne (chat, FAQ,…) pour ne pas décourager les utilisateurs en cas de défaillance technique ou d’incompréhension de l’outil.

A l’inverse, quels sont les écueils à éviter ?

Je pense qu’il est indispensable de ne pas délaisser la formation présentielle au détriment du e-learning. Ainsi,  le parcours blended Learning permet justement de combiner les différents supports :  e-learning, classe virtuelle, stage présentiel…

Le concepteur doit tout d’abord prendre en compte les objectifs pédagogiques de la formation. La formation ne sera pas digitalisée de la même manière s’il l’on vise la transmission de savoir ou s’il s’agit de savoir-faire ou de posture. Il est également important de prendre en compte le contenu de la formation. Tous les contenus ne peuvent pas être dispensés à distance. 

Les modalités de formation doivent permettre d’adapter le parcours au contenu à transmettre, au public cible et à la durée de la formation comme je l’ai précédemment évoqué.

Selon toi, comment arrive-t-on à conserver une vraie expérience de formation et un engagement des participants en format digital ?

Il faut accorder une réelle importance au contenu car celui-ci doit être pertinent. Le storyboard va définir les objectifs et axes de formation. Le format quant à lui se doit d’être séduisant, court, interactif et ludique. Ce type de contenu motive l’apprenant. On peut également utiliser la gamification pour challenger les participants.

L’action de participer activement est très engageante pour l’apprenant. Il faut travailler le fond et la forme. Ne pas délaisser l’un ou l’autre des aspects pour garantir une expérience de formation optimale. Qualité du support, du contenu et aspect général du module elearning sont des éléments fondamentaux qui permettent de susciter l’intérêt des collaborateurs, de leur donner envie de suivre la formation. S’ils se sentent acteurs de leur formation, le défi est relevé !

Comment Projexion peut accompagner les organisations qui se trouvent face à des problématiques de digitalisation de formation?

Nous bénéficions d’une expérience solide en formation et management de projet, l’expérience de nos consultants nous permet donc de pouvoir intervenir sur différentes phases de projet de digitalisation de parcours de formation. 

Sur la partie amont de projet nous pouvons à la fois participer au cadrage du projet et/ou conseiller sur le choix des outils (cahier des charges, testing, appel d’offres…).

Une fois la solution identifiée, nous proposons d’accompagner en régie dans le déploiement de solutions digital learning sur les différentes phases du projet : architecture cible, intégration avec le SI RH, paramétrage, déploiement et accompagnement au changement. Sur la partie accompagnement au changement nous pouvons notamment former les utilisateurs aux nouveaux outils dans le cadre de la mise en place d’un LMS.

Au delà du choix et du déploiement des solutions de digital learning, nos consultants en organisation et ingénierie pédagogique multimédia peuvent vous accompagner à travers différents services :

  • des parcours de formation en blended-learning issus de notre catalogue 
  • la co-conception de modules personnalisés en e-learning, en mettant en commun vos contenus et ceux créés par nos experts.
  • la mise à disposition d’un consultant en régie pour vous accompagner dans la création d’un module elearning depuis la page blanche, en interaction avec vos experts métiers / outils et votre équipe formation.

Notre conviction est qu’associer différents supports de formation et formats de formation permettent de rendre les parcours interactifs et ainsi de favoriser l’appropriation des notions par les apprenants. Il est indispensable de conserver l’attention des apprenants, quel que soit le sujet de la formation, sa durée et le type de participants.

Chez Projexion nous sommes convaincus que le développement et la transmission des compétences sont indispensables à la réussite de tout projet de transformation. Nous créons des formations sur mesure pour nos clients: Nous sélectionnons avec vous les modes d’intervention et les thématiques d’apprentissage appropriés à vos besoins et nous illustrons les parcours de formation avec des outils que nous connaissons pour les avoir expérimentés et pratiqués.

Si vous souhaitez en  savoir plus sur la digitalisation des parcours de formation ou sur notre offre de formation : discutons-en !

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