Comment concevoir une formation à plusieurs entreprises et en tirer le maximum de valeur ?

La crise sanitaire et les nouvelles technologies ont fortement impacté les formats et les modalités des formations : distanciel, e-learning, blended learning, interactivité, ludopédagogie … Les attentes ont aussi changé : la prise de conscience du capital humain dans les organisations a renforcé les plans de développement des compétences, mais aussi la recherche d’efficacité dans les formations !

Les formations doivent maintenant avoir un impact réel sur les employés, leur activité et l’entreprise. Il ne s’agit plus de simplement transmettre de manière descendante des informations, mais bien d’atteindre des objectifs pédagogiques en lien avec la stratégie d’entreprise.

La manière de concevoir des formations et l’ingénierie pédagogique doivent suivre ce mouvement ! Nous accueillons dans cette interview, Corentin Desplanques qui nous partage son retour d’expérience sur la co-conception de formation avec plusieurs partenaires.

Dans quel contexte a été initiée cette co-construction d’un module de formation ?

La réflexion a été lancée dans le cadre du Comité de Pilotage Formation/Développement des compétences de Maille’Immo. C’est un Cluster de l’innovation technologique et sociale de l’immobilier dont Projexion est partenaire. Il est structuré autour de trois piliers complémentaires : l’innovation, l’expérimentation et l’ingénierie de formation.

Chez Projexion, nous intervenons en particulier sur ce 3^ème pilier. C’est courant du 2^ème semestre 2020 que nous nous sommes demandés collectivement au sein du Comité de Pilotage comment nous pourrions mutualiser la création de certaines formations.

Les sujets potentiels étaient variés : BIM GEM, animation de communautés pour créer du lien dans l’immobilier, management… Nous avons choisi un sujet traditionnel, l’accompagnement des managers de proximité autour de l’entretien annuel, afin de concentrer l’innovation sur la démarche de cocréation et les modalités. C’était aussi un sujet d’actualité : nous étions en décembre et nous menions dans chaque entreprise des vagues d’entretien sur les 2 premiers mois de l’année. Plus de 350 managers pouvaient ainsi être concernés par cette formation.

Nous nous sommes donc retrouvés à plusieurs autour de la table :  le responsable Ressources Humaines de Sergic, le responsable de la formation chez Nacarat, le chargé de projets RH/formation chez Dalkia et moi-même !

Quelle a été la première étape de ce processus de co-conception ?

J’avais personnellement le rôle d’animation du collectif et une casquette en tant que manager, donc concerné par le sujet.

La première étape a été de s’aligner au sein du campus de formation. Nous avons ainsi commencé par un premier atelier d’intelligence collective début décembre. L’objectif était de partager nos points de vue sur cette thématique, les messages clés que nous souhaitions faire passer, les objectifs pédagogiques et avant tout définir ce qu’était pour nous un entretien annuel et ce qu’il n’était pas !

Il a aussi été question du cadre que nous désirions cibler en termes de format. Par exemple, au vue de la population concernée par la formation, il devait être court et percutant. Avec les contraintes sanitaires, la formation devait aussi pouvoir être menée à distance.

Nous avons terminé ce premier atelier avec un brouillon de programme et en étant alignés sur ce que nous attendions de cette formation et à qui elle s’adressait en priorité.

Quels étaient les objectifs pédagogiques prioritaires de la formation ? Que fallait-il sortir du périmètre pour respecter le format ?

Comment avez-vous organisé les phases suivantes pour co-concevoir cette formation ?

Nous avons ensuite travaillé chacun de notre côté à partir des éléments partagés, y compris des documents internes à chaque entreprise, afin de construire une première version du support de formation. Cela a permis d’enrichir les points de vue et de prendre du recul. Un deuxième atelier a suivi mi-décembre sur le contenu et le déroulé de la session. Il a donné lieu à de nombreux allers-retours entre le programme réel et les messages à transmettre que nous avions définis durant le 1^er atelier.

Le 3^ème atelier a porté sur l’interaction et le mode d’animation. Nous avons peaufiné le support qui serait remis à la fin de la formation puis nous sommes revenus sur le mode d’animation et le contenu.

Qu’est-ce qui méritait d’être mené sur un mode interrogatif, démonstratif, interactif, descendant ? Qu’est-ce qui pouvait être indiqué dans le support, mais qui n’avait pas besoin d’être présenté en formation ? Comment gagner en impact pour les apprenants ?

Il y a aussi eu des questions très concrètes sur les outils. Les pratiques et les droits d’accès diffèrent entre les entreprises ! Les points techniques ne doivent pas être occultés.

Cet atelier aussi était l’occasion pour chacun de partager ses doutes et ses convictions comme sur la création de groupes pendant la formation à distance. Il a été riche en échanges et en démonstrations ! La pratique de l’animation n’était pas homogène entre les entreprises : certains avaient des doutes sur des modalités alors que d’autres les avaient déjà expérimentées.

Innover sur la forme, en particulier pour les formations à distance, est un vrai enjeu. Nous avons par exemple intégré de l’interactivité au travers de sessions de questions/réponses ou de quiz, mais aussi des échanges en sous-groupes autour de cas concrets. L’idée est aussi de récupérer les points de vue des apprenants, et de les impliquer.

La session pilote a été organisée le 18 janvier. Elle a permis de valider certains partis pris pédagogiques et de recueillir des feedbacks pour bonifier la formation. La mise en pratique a aussi répondu aux inquiétudes sur certains leviers d’interactivité. Cela a confirmé que la richesse était en bonne partie portée par le partage de retours d’expérience entre managers.

Nous avons retravaillé la formation en conséquence et enfin mené 4 séances de formation qui ont regroupé chacune plus d’une vingtaine de personnes. De nouvelles sessions seront organisées en fin d’année 2021 pour former d’autres managers avant les entretiens annuels de 2022 !

Intéressé(e) par le sujet ?

Découvrez notre module de formation « conception pédagogique de votre projet de formation »

Je suis convaincu que la conception de formation n’est pas qu’un processus séquentiel. Beaucoup d’itérations entre les objectifs pédagogiques, le contenu, le support fourni ou le mode d’animation sont nécessaires pour aboutir à une formation vraiment cohérente et impactante.

Que retiens-tu du résultat final ? Quels sont pour toi les avantages d’avoir co-conçu cette formation ?

Le format concis avec le juste niveau de granularité, tout en ayant une valeur pour le quotidien des managers, a été très apprécié.

Les phases en petits groupes de cinq personnes ont permis d’apporter une vraie interactivité et du pragmatisme. Chaque groupe travaillait sur un cas pratique différent. Les apprenants bénéficiaient ainsi à la fois de l’échange au sein de leur groupe, mais aussi des présentations des cas des autres groupes. Un groupe pouvait étudier les points d’attention pour le premier entretien annuel d’un junior, un autre celui d’une personne proche de la retraite ou qui n’avait pas rempli ses objectifs plusieurs années d’affilée.

Confronter les différentes cultures d’entreprise entre managers, et les points de vue selon la proximité du management ou le domaine a aussi été une source de valeur perçue très importante.

La co-conception nous a permis de mutualiser les ressources. C’est aussi une opportunité sur le fond pour prendre du recul et ne pas être biaisé par la vision partielle de chaque entreprise.

« Envie de découvrir un exemple de Serious Game autour de la Culture Data ? »

Quels conseils donnerais-tu à des personnes qui entament un processus de cocréation de formation ?

Ne négligez pas l’étape d’alignement !  C’est cette synchronisation qui va donner le « LA » sur le niveau d’énergie de chacun, l’envie d’avancer ensemble, les objectifs ou la valeur.

Chaque facette de la conception est essentielle. Il faut passer autant de temps sur le fond que sur la forme : les objectifs, le contenu, l’animation, la dynamique… De même, il ne faut pas occulter l’organisation opérationnelle et les outils, surtout dans un processus de cocréation.

Je suis également convaincu que la conception de formation s’inscrit dans un processus d’amélioration continue. Il faut tester, recueillir les retours… La session pilote est pour moi une bonne pratique à systématiser qui permet de bonifier et d’identifier des leviers de valeurs supplémentaires.

Une formation est vivante ! Au-delà de la conception initiale, il faut l’améliorer continuellement.

Un autre conseil, qui n’est pas propre à la cocréation, c’est de bien anticiper les contraintes sur le format. Les temps d’attention en formation présentielle sont déjà courts, et c’est bien sûr encore plus le cas à distance ! Cela impose une recherche d’équilibre perpétuelle entre la durée et la valeur perçue, ce qui a aussi un impact sur les modes d’interaction. Faire un tour de table à plus de 20 personnes prendra trop de temps sur une formation d’une heure. A l’opposé, si la formation est juste descendante afin de respecter un timing millimétré, autant simplement mettre un support à disposition en e-learning ! Il faut donc repenser ses pratiques et les modes afin de rechercher l’impact et la création de valeur.

Quelles prestations proposent Projexion autour de la conception de formation ?

Nous travaillons depuis maintenant 5 ans sur la conception pédagogique au travers de campus, avec des consultants intervenant sur des contextes clients variés. Nous avons ainsi l’habitude de croiser des regards différents pour en tirer une formation riche. C’est aussi ce qui a forgé notre conviction qu’une formation efficiente se construit à partir d’un panel d’expériences terrain. Animer des experts métiers pour leur faire prendre du recul sur leurs pratiques et créer avec eux la formation fait partie de notre quotidien !

Sur des aspects plus pratiques, notre expérience nous permet d’être force de proposition et de conseil sur les modes d’animations, les délais, la répartition des moments clés et l’organisation des sessions. Nous définissons et comparons avec vous les scénarios possibles et les points positifs et négatifs de chacun. Au-delà de la formation, nous intervenons aussi au sein des entreprises sur la stratégie et le plan de développement des compétences.

Corentin Desplanques

Consultant en architecture d’entreprise
et management de projets

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