Digitalisation des achats : quels facteurs clés de succès dans le cadre de la mise en place d’une démarche d’e-procurement ?

La transformation numérique s’impose année après année comme une mutation incontournable des organisations et la fonction achat n’échappe pas à cette règle. Dans ce contexte, les solutions d’e-procurement permettent d’optimiser la stratégie des directions achat.

Grégoire Denimal, consultant et chef de projet chez Projexion, revient sur une mission au cours de laquelle il a eu l’occasion de mettre en place une démarche d’e-procurement sur le périmètre des achats non marchands au sein d’une entreprise du secteur de la grande distribution spécialisée.  Dans cette interview, il partage les convictions qu’il a acquises sur le sujet.

 

On entend de plus en plus parler d’e-procurement, quelle est la signification de cet anglicisme et quels en sont les enjeux dans les organisations ?

L’e-procurement est une solution logicielle en ligne qui permet à une organisation de centraliser et piloter sa gestion des achats. C’est donc l’outil qui devient le support de l’ensemble des étapes du processus d’achat, depuis le référencement des fournisseurs jusqu’au suivi des workflows de commandes en passant par la mise à jour d’un catalogue de biens et de services.

L’e-procurement est la digitalisation de la fonction achats qui permet à l’entreprise d’anticiper, d’arbitrer et d’optimiser ses achats dans un processus fluide et facilitateur.

 

Dans les faits, les solutions logicielles qui répondent aux enjeux du e-procurement embarquent d’autres fonctionnalités.

On parle ainsi de Procure-to-Pay (ou P2P) si la solution intègre la facturation des achats, en effectuant un rapprochement des réceptions avec les factures fournisseurs dématérialisées.

On parle également de Source-to-Contract (ou S2C) si elle intègre une brique de sourcing des fournisseurs de biens ou services ainsi qu’une contrathèque.

On parle enfin de Source-to-Pay (S2P) si la totalité du processus d’achat est couvert par la solution.

 

Peux-tu nous présenter en quelques mots ta mission autour de l’e-procurement et le contexte dans laquelle elle s’est déroulée ?

Je suis intervenu dans une entreprise du secteur de la grande distribution spécialisée qui souhaitait mettre en place une démarche d’e-procurement. Le périmètre projet était centré sur les achats non marchands, c’est-à-dire tous les biens et services qui étaient consommés par les collaborateurs de l’entreprise dans l’exercice de leurs fonctions (prestations de services ou d’accompagnement, matériel et fournitures de bureau…)

Le besoin à l’origine du projet est né de constats et retours d’expérience des parties prenantes de la chaîne des achats. Celles-ci avaient conclu que le processus de commande et d’achat sur le périmètre des frais généraux était pénible et ne permettait pas de piloter les dépenses.

Dans le détail, les donneurs d’ordre ont confirmé qu’il était parfois difficile d’identifier le produit ou le service, le bon contact fournisseur ou encore le formalisme à respecter pour passer une commande.

Une fois la commande effectuée, il leur fallait piloter un portefeuille de commandes et surtout la facturation plusieurs semaines après la réception de la prestation.

Enfin les responsables de service manquaient d’une vision consolidée de leurs engagements ce qui rendait complexe l’atterrissage budgétaire en fin de période comptable.

 

Quel est selon toi le besoin à l’origine de la mise en place de solution de e-procurement? Quels étaient les bénéfices attendus de cette démarche de digitalisation des achats ?

Dans ce contexte, trois raisons ont favorisé la décision de mettre en place une démarche d’e-procurement.

Premièrement, l’organisation subissait ses dépenses car elle les constate à la réception des factures.

Ensuite, les collaborateurs ne savaient pas toujours où et comment commander à des prix référencés.

Enfin, pour limiter les réclamations des fournisseurs, le service comptabilité relance régulièrement les signataires des factures.

Le choix d’outiller l’entreprise d’une solution support du processus d’achat avait donc un double objectif :

• Faciliter le quotidien des collaborateurs dans leur démarche de commandes de biens et de services non marchands à travers la mise à disposition d’un catalogue riche
• Permettre le pilotage des dépenses engagées avec une vision budgétaire partagée.

Si l’on pousse un peu la réflexion, cette démarche est l’occasion de professionnaliser encore davantage l’acte d’achat sur d’autres problématiques comme le devoir de vigilance et de conformité auquel l’entreprise est soumise vis-à-vis de ses fournisseurs.

C’est également l’occasion de satisfaire des obligations juridiques en incluant automatiquement une copie des conditions générales d’achats au verso des bons de commande normalisés ainsi que l’ajout des annexes de confidentialité et de sécurité.

 

Quels sont, selon ton expérience, les facteurs clés de succès et les écueils à éviter lors de la mise en place d’une démarche d’e-procurement ?

D’après cette expérience, je dirais que l’accompagnement au changement est le chantier indispensable. Chez Projexion nous sommes convaincus que l’accompagnement au changement  est un facteur clé de succès des projets et c’est encore plus vrai dans les projets transversaux à forte dimension humaine comme la mise en place d’une démarche de digitalisation d’une fonction.

Il me paraît évident qu’il est également indispensable de ne pas raisonner “solution” ou “outil” dès l’expression de besoin pour laisser ouvert le champ des possibles et ainsi définir le scénario optimal en réponse au besoin exprimé par les futures parties prenantes de la solution.

 

 

L’adhésion des futurs utilisateurs sera d’autant plus importante que l’outil devient le support d’une démarche déjà engagée plutôt que le porteur du changement.

Cette adhésion peut être facilitée en mettant en avant la richesse et la pertinence du catalogue proposé ainsi que la bonne intégration dans le système d’information.

Sans parler technique, on peut par exemple mettre en place une authentification unique pour éviter d’imposer un énième nouveau couple identifiant/mot de passe à retenir pour se connecter à la solution. On peut aussi interfacer la solution d’e-procurement avec les catalogues “punch-out” des fournisseurs afin que les utilisateurs conservent les interfaces qui les rassurent.

Enfin, appliquer le “penser global, agir local”, c’est-à-dire permettre aux collaborateurs de sites distants de continuer à consommer auprès de leurs fournisseurs habituels, contribue à donner du sens à la démarche.

 

Quels sont les impacts du contexte économique actuel sur les projets de digitalisation des achats ?

Il peut y avoir différents types d’impacts, tout dépend du secteur d’activité, de l’état du plan projet en cours et de la santé financière de l’organisation. Ainsi, les projets d’e-procurement peuvent être accélérés pour favoriser le 100% digital, dans un contexte où la transformation numérique n’a jamais été autant à l’ordre du jour.

Mais j’imagine qu’il peut également arriver que ce type de projet soit dépriorisé pour cause de coupe budgétaire en faveur de projets plus réglementaires, de projets à forts enjeux business ou de projets ayant un ROI plus palpable. Pourtant, dans un contexte frugal, garantir l’efficience et la performance des achats est la clé pour en maîtriser l’impact.

L’e-procurement permet aux collaborateurs de trouver facilement les biens et services dont ils ont besoin pour effectuer leur métier en consommant mieux et moins.

Pour conclure, on voit émerger l’expérience collaborateur au-delà de l’expérience client. On parle de marque employeur et l’e-procurement participe à faire évoluer l’image de marque des organisations : il optimise les processus des métiers support en faisant gagner un temps considérable aux collaborateurs dans l’exercice de leurs activités quotidiennes.

La transformation numérique est longue, tous les secteurs ne vont pas à la même vitesse mais force est de constater que le contexte économique et sanitaire actuel permet globalement de l’accélérer. L’e-procurement a de l’avenir !

Projexion est un collectif de consultants au service de vos projets de transformation. Nos consultants disposent d’expériences variées au sein de secteurs diversifiés : retail, secteur public, institutions financières, industrie… et interviennent autant sur les projets digitaux, l’architecture d’entreprise, la formation que l’accompagnement au changement.