Assistant administratif et commercial en Alternance H/F

Rattaché(e)  à la Direction Talents et auprès d’une équipe de 2 gestionnaires administratives et commerciales,  vous travaillez fonctionnellement avec l’ensemble des services de Projexion (Direction, Commerce, Finance et RH)

Vos missions s’articulent autour de 5 grands axes :

L’assistance à l’administration du personnel

• Vous intégrez les nouveaux salariés dans l’ERP et tenez à jour le registre du personnel
• Vous préparez l’arrivée des nouveaux salariés aussi bien sur un aspect légal et administratif (DPAE, visite médicale, souscription mutuelle et prévoyance) que sur l’aspect de la prise de fonction (préparation du livret d’accueil, commande et préparation du matériel informatique et téléphonique, présentation des procédures administratives, paramétrage des accès à nos outils…)
• Vous préparez la réalisation de la paie (externalisée) en assurant le suivi des feuilles de temps (temps de travail, congés, arrêts maladie…)
• Vous validez les notes de frais conformément aux politiques de refacturation 
• Vous vérifiez les fiches de paie dès lors qu’elles ont été émises par le cabinet comptable et commandez les tickets restaurant
• Vous montez les dossiers de formation sur la plateforme de notre OPCO
• Vous prenez en charge les demandes des salariés en y répondant ou en leur facilitant l’accès à l’information

L’accueil

• Vous accueillez physiquement les visiteurs (candidats, clients, prestataires) 
• Vous prenez en charge les appels téléphoniques entrants et sortants (relance clients et fournisseurs)

Le support administratif à la force de vente

• Vous rédigez les contrats clients (et/ ou gérez les bons de commande) et en assurez le suivi (suivi des échéances, des envois, des relances)
• Vous éditez les factures et en assurez le suivi (envoyer les factures, recouvrir les créances, réceptionner les virements
• Vous mettez à jour l’ERP  pour faciliter le suivi de l’activité commerciale et du contrôle de gestion

La gestion de notre organisme de formation

• Vous préparez les devis et conventions de formation et en assurez leur suivi

• Vous émettez  l’ensemble des éléments administratifs (feuille d’émargement, questionnaire de satisfaction…) nous permettant de garantir notre certification Qualiopi
• Vous archivez l’ensemble des documents pour faciliter la mise à jour de notre bilan pédagogique et financier
• Vous préparez l’accueil des stagiaires le jour de la formation

La gestion de la vie dans l’entreprise

• Vous prenez en charge l’organisation des réunions en réservant et préparant les salles (dans l’entreprise ou à l’extérieur de l’entreprise)
• Vous assurez la logistique afin d’offrir un cadre de travail agréable ( commande de fournitures, formules déjeuner, rangement et archivage…)
• Vous facilitez au quotidien la vie du collectif de Projexion en étant proactive